Pod spodem
Jak działa publiczna tablica spraw
Ta strona wyjaśnia, skąd biorą się karty na tablicy, jak obrabiane są dokumenty i co decyduje o tym, czy dany materiał może być pokazany publicznie.
Skąd biorą się dokumenty
Punktem wejścia jest formularz dla radnych i osób obsługujących sprawy. Do formularza trafiają pisma mieszkańców, odpowiedzi z urzędu, załączniki, skany i zdjęcia.
Każdy plik ma metadane z formularza, w tym datę dodania i informację, czy dokument może być publicznie pokazywany. To ważne, bo sama analiza treści nie oznacza jeszcze publikacji.
Jak system czyta pliki
Pipeline pobiera nowe pliki z Google Drive. Jeżeli dokument ma warstwę tekstową, tekst jest odczytywany bezpośrednio. Jeżeli to skan lub zdjęcie, uruchamiany jest OCR, żeby odzyskać możliwie dużo treści.
Na tym etapie system przygotowuje tekst roboczy, wykrywa typ dokumentu i zachowuje wynik analizy dla kolejnych uruchomień. Pliki pobierane są do katalogu tymczasowego, a nie do stałego archiwum roboczego.
Jak powstaje jedna sprawa
Po odczytaniu tekstu system próbuje połączyć dokument z istniejącą sprawą albo utworzyć nową. Patrzy na temat, daty, relację między pismem a odpowiedzią oraz na podobieństwo treści.
W efekcie jedna karta może łączyć kilka dokumentów: zgłoszenie mieszkańca, dalszą korespondencję, odpowiedź urzędu i kolejne załączniki. Dzięki temu na tablicy widać bieg sprawy zamiast pojedynczych plików bez kontekstu.
Co robi analiza AI
Model AI przygotowuje tytuł roboczy, krótkie streszczenie, kategorię, status, priorytet oraz pomocniczą analizę skutków i podstaw prawnych. To ma przyspieszyć porządkowanie dokumentów, a nie zastąpić formalną ocenę urzędową.
Opis na karcie jest więc ułatwieniem dla mieszkańca. Dokument źródłowy nadal pozostaje ważniejszy niż streszczenie i to do niego należy wracać przy dokładnej weryfikacji.
Kiedy sprawa staje się publiczna
Na publiczną tablicę trafiają tylko sprawy i dokumenty, które mają zgodę na publikację albo zostały jawnie oznaczone jako publiczne w arkuszu roboczym. Brak takiej zgody powoduje, że materiał pozostaje poza widokiem publicznym.
To oznacza, że jedna sprawa może mieć więcej dokumentów w tle niż tych, które są pokazywane publicznie. Na karcie publicznej widać tylko bezpieczny wycinek, a licznik dokumentów rozróżnia materiały publiczne i wszystkie powiązane.
Co można poprawić ręcznie
Arkusz roboczy pozwala skorygować tytuł sprawy, status, kategorię, widoczność publiczną i inne pola, jeśli automatyczna analiza była zbyt ogólna albo połączyła dokumenty nieoptymalnie.
Po ponownym uruchomieniu pipeline publiczny JSON jest odświeżany, a tablica pokazuje nowy stan. Dzięki temu można łączyć automatyzację z redakcyjną kontrolą jakości.
O czym warto pamiętać
- Karta sprawy jest skrótem, nie zastępuje pełnego pisma.
- OCR i AI pomagają odzyskać sens dokumentu, ale mogą wymagać korekty.
- Publiczny widok nie pokazuje dokumentów bez zgody na publikację.
- Najlepiej traktować tablicę jako mapę spraw i od niej przechodzić do konkretnych dokumentów źródłowych.