Zarządzenie Nr 119/2024 Wójta Gminy Górno z dnia 10 października 2024 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji postępowania z kluczami w Urzędzie Gminy Górno
Tekst z załączników PDF
Zarządzenie Nr 119/2024
WOeFT GMINY ZARZADZENIE Nr 119/2024 ■•■oj.Swit, Wojta Gminy Gorno z dnia 10 pazdziernika 2024 roku
w sprawie wprowadzenia Instrukcji post^powania z kluczami w Urz^dzie Gminy Gorno
Na podstawie art. 24 ust. 1 RozporzQdzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/79 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w W sprawie ochrony osob fizycznych w W zwiqzku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przeplywu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogolne rozporzqdzenie o ochronie danych.
zarz^dzam, co nast^puje:
§1 Wprowadza si^ do stosowania Instrukcji post^powania z kluczami w Urzidzie Gminy Gorno. w brzmieniu stanowiacym zal^cznik do niniejszego Zarzqdzenia.
§2 Zobowiqzuj^ wszystkich pracownikow do stosowania zasad okreslonych w Instrukcji.
§3 Nadzor nad wykonaniem zarzqdzenia powierza si$ Sekretarzowi Gminy Gorno.
§4 Zarzqdzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania.
WdjtGj/j «yG6mo
•yslawlysak Zalacznik do Zarzqdzenia Nr 119/2024 Wojta Gminy Gomo z dnia 10 pazdziemika 2024 roku
1NSTRUKCJA POST^POWANIA Z KLUCZAMI W URZ^DZIE GMINY GORNO
I. POSTANOWIENIA OGOLNE
1. W godzinach pracy Urz^du Gminy Gomo, wszyscy pracownicy zobowiazani sq: - pilnowac wydanych kluczy do pomieszczenia oraz szaf i biurek stanowiskowych. - nie przekazywac ich osobom nieupowaznionym, - zwracac uwag(^ i reagowac na proby dost$pu do kluczy i pomieszczeh przez osoby nieupowaznione. 2. Poslanowienia niniejszej Instrukcji obowicjzujq wszystkich pracownikdw Urz^du Gminy Gomo.
II. ZASADY PRZECHOWYWANIA KLUCZY
1. Klucze od wszystkich pomieszczeh sa przechowywane w zamykanej gablocie. w pomieszczeniu sekretariatu. 2. Zabrania si^ samodzielnego pobierania kluczy przez pracownikdw do tego n i e up o wazn i o n y c h. 3. Klucze do biurek stanowiskowych i szafek sq w posiadaniu pracownikow, ktorzy' ponosz^ pelnq odpowiedzialnosc za ich nalezyte zabezpieczenie i utrzymanie. Nie prowadzi si? rejestrowania w/w kluczy. 4. ..Rejestr pracownikow upowaznionych do pobierania i dysponowania kluczami", okreslajacy zakres upowaznienia kazdego pracownika Urz?du Gminy Gorno do pobierania i dysponowania kluczami stanowi zalacznik nr 3 do niniejszej Instrukcji.
III.ZASADY PRZYDZIELANIA KLUCZY
1. Klucze do pomieszczeh sa wydawane pracownikom. ktorzy ponoszq pelnq odpowiedzialnosc za ich nalezyte zabezpieczenie i utrzymanie. 2. Wojt Gminy upowaznia kazdego pracownika do pobierania i dysponowania kluczami. okreslaj^c zakres uprawnieri. Upowazniony pracownik przejmuje odpowiedzialnosc za pobierane klucze, podpisujqc oswiadczenie. Wzor „Upowaznienia do pobierania i dysponowania kluczami z oswiadczeniem" stanowi zalacznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. 3. Wojt Gminy powierza upowaznionym pracownikom klucze do stalego posiadania. okreslaj^c zakres uprawnieh. Pracownik, ktdremu powierzono klucze do stalego posiadania przejmuje odpowiedzialnosc za powierzone klucze, podpisujqc oswiadczenie. Wzor „Upowaznienia - powierzenia kluczy z oswiadczeniem" stanowi zalqcznik nr 2 do niniejszej Instrukcji. 4. Po zakohczeniu pracy kazdy pracownik. ktory pobral klucze do pomieszczeh Urz^du Gminy Gomo odnosi je do gabloty. 5. Na zakohczenie dnia pracy sprawdzany jest stan ilosciowy kluczy w gablocie. Jezeli stwierdzony zostanie jakikolwiek niedobor (brak kluczy). nalezy wszczqc poszukiwania (np. telefoniczne) osoby. ktora nie zwrocila kluczy. 6.. Jezeli klucz nie zostanie odnaleziony, Wojt Gminy (w zaleznosci od okolicznosci). podejmuje decyzj? o wyciqgni^ciu konsekwencji sluzbowych wobec osoby. ktora nie zwrocila lub zagubila klucze.
IV.ZASADY DYSPONOWANIA KLUCZAMI
1. Otwarcia i zamkni^cia budynku Urz^du Gminy Gorno dokonuj^ upowaznieni pracownicy na podstawie upowaznienia udzielonego przez Wojta Gminy. 2. Klucze sq wydane na podstawie upowaznienia udzielonego przez Wojta Gminy. Wykaz osob upowaznionych jest okreslony w ..Rejestrze pracownikow upowaznionych do pobierania i dysponowania kluczami”. Osoby. ktore zagubily klucz majq obowiqzek niezwlocznego zgloszenia tego faktu Wojtowi Gminy. 4. Wojt Gminy (w zaleznosci od okolicznosci i wartosci mienia w pomieszczeniu), podejmuje decyzj$ o zrobieniu duplikatu lub wymianie zamka na nowy.
V. WYDAWANIE KLUCZY ZAPASOWYCH
1. Zabrania sie wynoszenia na zewnatrz i samodzielnego kopiowania kluczy. 2. Potrzeb? dorobienia (skopiowania) klucza nalezy zglosic Wojtowi Gminy, ktory wydaje na to zgode. 3. Wydanie kluczy zapasowych odbywa si^ tylko w uzasadnionych sytuacjach. za wiedza Wojta Gminy. 4. Wydanie kluczy zapasowych jest odnotowywane. Pobierajqcy klucze zapasowe kwituje ich odbior. 5. Klucze zapasowe po ich wykorzystaniu nalezy niezwlocznie zwrocic. 6. Nie oddanie klucza powoduje po zakoriczeniu pracy wszczecie poszukiwah osoby pobieraj^cej klucz. 7. Osoby. ktore zagubily klucz zapasowy majq obowiqzek niezwlocznego zgloszenia tego faktu Wojtowi Gminy. 8. Wojt Gminy (w zaleznosci od okolicznosci i wartosci mienia w pomieszczeniu), podejmuje decyzj^ o zrobieniu duplikatu lub wymianie zamka na nowy.
VI.ODPOWIEDZIALNOSC
1. Od momentu pobrania kluczy do momentu ich zdania. na upowaznionej osobie, ktora pobrala klucze spoczywa pelna odpowiedzialnosc za mienie znajdujgce sie w danym pomieszczeniu. 2. Zabrania sie pozostawiania kluczy w zamkach od drzwi podczas obecnosci i nieobecnosci pracownika w pomieszczeniu. 3. Zabrania sie wynoszenia kluczy od pomieszczeri poza budynek. 4. Przed wyjsciem z pomieszczenia, pracownicy zobowiazani sq do zamkni^cia na klucz szaf i biurek. a nast^pnie skuteczne zamkniecie samego pomieszczenia. 5. Za ewentualne szkody (niedobor. uszkodzenie, zniszczenie) w pomieszczeniu odpowiada osoba. ktora wczesniej dysponowala kluczami. 6. Osoby uprawnione do posiadania kluczy do pomieszczeh sluzbowych zobowiqzani sq do: - wykorzystywania ich zgodnie z przeznaczeniem, - nie kopiowania powierzonych kluczy bez zgody Wojta Gminy, - nie udost^pniania ich osobom nieupowaznionym, - osobistego ich zwrotu w dniu pobrania po zakohczonej pracy.
Zalijczniki do Instrukcji: 1. Upowaznienie do pobierania i dysponowania kluczami z oswiadczeniem. 2. Upowaznienie - powierzenie kluczy z oswiadczeniem. 3. Rejestr pracownikow upowaznionych do pobierania i dysponowania kluczami.
Zatwierdzam WdjtGi Gomo mgrPrzei slawLysok Zalqcznik nr 1 do Instrukcji post^powania z kluczami w Urz^dzie Gminy Gorno
Gorno, dnia
Upowaznienie do pobierania i dysponowania kluczami
Na podstawie Instrukcji post^powania z kluczami w Urz^dzie Gminy Gorno. wprowadzonej Zarzadzeniem Wojta Gminy Gorno Nr z dnia r. upowazniam Pana/Pani^ do pobierania i dysponowania kluczami do
podpis Wojta Gminy
Oswiadczenie pracownika
Oswiadczam. ze przyjmuj^ odpowiedzialnosc za pobierane klucze do pomieszczenia , i zobowiqzuj^ si$ do ich wykorzystywania jedynie w celach realizacji powierzonego mi zakresu obowi^zkow.
podpis pracownika Zalqcznik nr 2 do Instrukcji post^powania z kluczami w Urz^dzie Gminy Gorno
Gomo. dnia
Upowaznienie - powierzenie kluczy
Na podstawie Instrukcji post^powania z kluczami w Urz^dzie Gminy Gorno. wprowadzonej Zarzqdzeniem Wojta Gminy Gomo Nr z dnia r. powierzam Panu/Pani klucze do stalego posiadania.
W sklad powierzonych kluczy wchodz^: 1 2. 3.
podpis Wojta Gminy
Oswiadczenie pracownika
Oswiadczam, ze przyjmuj^ pelnq odpowiedzialnosc za powierzone klucze do stalego posiadania i zobowiqzuj^ si$ do ich wykorzystywania jedynie w celach realizacji powierzonego mi zakresu obowqzkow.
podpis pracownika Zalqcznik nr 3 do Instrukcji post^powania z kluczami w Urz^dzie Gminy Gorno
REJESTR PRACOWNIKOW UPOWAZNIONYCH DO POBIERANIA I DYSPONOWANIA KLUCZAMI Data Lp. upowaznienia Zakres upowaznienia Imi^ i nazwisko upowaznionego
1 CN