ZARZĄDZENIE NR 9/2026 WÓJTA GMINY GÓRNO z dnia 30 stycznia 2026 r. w sprawie opracowania procedury do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla Gminy Górno
-
Co zarządza
Zarządzenie nakazuje opracowanie procedury wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Urzędzie Gminy Górno, co ma usprawnić obsługę faktur elektronicznych i dostosować działania administracyjne do obowiązujących przepisów. -
Kogo dotyczy
Dotyczy pracowników Urzędu Gminy Górno odpowiedzialnych za sprawy finansowe, księgowość oraz obsługę faktur. -
Podstawa prawna
Podstawą prawna są przepisy dotyczące faktur elektronicznych oraz obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur na mocy ustawy o VAT i rozporządzeń w tym zakresie. - Najważniejsze ustalenia
- Opracowanie i wdrożenie spójnej procedury obsługi KSeF w gminie.
- Przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z systemu e-faktur.
- Ustalenie zasad przekazywania i archiwizowania faktur elektronicznych.
- Zapewnienie zgodności działań z przepisami podatkowymi.
- Monitorowanie i kontrola prawidłowości funkcjonowania procedury.
- Skutki organizacyjne lub finansowe
Organizacyjne: ułatwienie i przyspieszenie obiegu dokumentów finansowych, poprawa efektywności pracy urzędu.
Finansowe: brak bezpośrednich skutków, potencjalne oszczędności wynikające z digitalizacji i automatyzacji procesów.
Podsumowując, zarządzenie inicjuje przygotowanie i wdrożenie procedury obsługi Krajowego Systemu e-Faktur w Gminie Górno, co usprawni działania administracyjne i wprowadzi nowoczesne rozwiązania zgodne z przepisami.
Tekst z załączników PDF
ZARZĄDZENIE NR 9/2026
NR 9/2026 WÓJTA GMINY GÓRNO
z dnia 30 stycznia 2026 r.
w sprawie opracowania procedury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla Gminy Górno
Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o gminnym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1153 z zm.), art. 106nb ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i (Dz.U. z 2025 r. poz. 755 z zm.), w z Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815.) co § 1. Wprowadza Krajowego Systemu e-Faktur w Gminie Górno, Gminy Górno i jej jednostki organizacyjne. Procedura stanowi nr 1 do niniejszego
§ 2. . Wykonanie powierza Skarbnikowi Gminy, Wójta oraz Dyrektorom i Kierownikom jednostek organizacyjnych. § 3. wchodzi w z dniem podpisania, z od 1 lutego 2026 r.
Wójt Gminy Górno
mgr Stan prawny na: .................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ................................................................................................................ ................................................................................................................ ....................................................................................................... ....................................................................................................................... .................................................................................. ............................................................................................................................... ........................................................................................ .............................................................. ... .................................................................................................................... .............................................................................................................................. ........................................................................................................................ .......................................................................................................................................... ................................................................................................. ........ ..................................................................................................................... .............................................................................................. ...............................................................
........................................................................ ......................................................... ............................................................................................................................................. ......................................................................................................................................... ................................................................................................. .................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ ................................................................................................. .................. ........................................................................................................................... .............................................................................................................. ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ............................................................................................................................................ .................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ............................................................................................................................ .............................................................................................. ..................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ............................................................... ........................................................................................ ............................................................................................................................................. ................................................................................................................................................ .............................................................................................. ............................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ d) KKS
Lp. Znaczenie w procedurze
1 JST Gmina Górno o numerze identyfikacji podatkowej (NIP): 6572400548.
2
jednostki / jednostki 3 organizacyjne
Procedura obiegu 4 dokumentów
5 Procedura rozliczania VAT Gminie Górno i jej jednostkach organizacyjnych.. Krajowy System e-
6 KSeF wystawiania, odbierania
e-Faktura / faktura 7 ustrukturyzowana Unikalny numer
8 numer KSeF / KSeF ID e- e-Faktury w stosunku do kolejnego numeru faktury nadawanego przez JST. Numer zbiorczy nadawany dla co najmniej dwóch faktur
e-Faktur w Aplikacji Podatnika lub w systemie finansowo- 9 zbiorczy identyfikator
podmiotu, wydane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów,
a) b) -Faktur wystawionych w: 10 Certyfikat KSeF okresie trwania awarii KSeF (art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT); (art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT);
-
Osoba zatrudniona w JST , na podstawie 11 Pracownik w tym w jednostce organizacyjnej JST.
https://ksef.podatki.gov.pl/
12 Aplikacja Podatnika
ustrukturyzowanych.
13 VAT
Dokument w formie papierowej, w formie elektronicznej lub w formie 14 faktura / faktura VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.
15 Konsument
Wygenerowany w KSeF JST, zgodnie z zasadami wskazanymi w punkcie
16 IDWew jednostka organizacyjna
-Faktury w KSeF,
17 kod QR1 - -Faktury poza KSeF. Kod ten generowany jest na e-Faktury w przypadku e-Faktur wystawianych w trybie offline24 oraz
wizualizacji e- 18 kod QR2 e-Faktury poza KSeF. Kod ten generowany jest na poziomie lokalnego
-Faktury, o którym mowa w pkt 2.7. niniejszej procedury. Osoba odpowiedzialna za wystawianie e-
e-
a) Dane JST Podmiot1
W przypadku wystawiania e- -Fakturach jako dane sprzedawcy (podatnika) dane JST (element Podmiot1 schemy e- Faktury): Gmina Górno
26-008 Górno NIP: 6572400548
b) Dane jednostki organizacyjnej Podmiot3
Ponadto na e- organizacyjnej - -Fakturze danych dedykowanych tym jednostkom w elemencie Podmiot3 schemy e- nazwa jednostki organizacyjnej, NIP jednostki organizacyjnej, - wystawca.
c) Podmiot3
- danych -Fakturze danych dedykowanych tym jednostkom w elemencie Podmiot3 schemy e-
Pracownika),
- wystawca
a) -
- -Faktur wystawianych w trybach offline opisanych w rozdziale 5 niniejszej procedury. Z kolei momentem odbioru e-
- przypadki e-Faktur wystawianych w trybach awaryjnych opisanych w rozdziale 5 niniejszej procedury
- - Faktury jest data jej faktycznego otrzymania przez nabyw
b) Wystawianie e-
Uprawnienie do wystawiania e-
e- przejmuje .
-
-
- - jednostki.
- - - - ca e-
- - finansowo- https://ksef.podatki.gov.pl/, nie
oprogramowania JST lub jednostki.
c) Wizualizacja e-
Po wystawieniu e- przez procedury, e- jednostek lub Aplikacji Podatnika do formy papierowej lub elektronicznej (np. format pliku PDF) i w tej formie dokumentów w JST i jednostkach organizacyjnych, w tym archiwizacji. W przypadku takiej wizualizacji e- do e-Faktury w KSeF.
d) Wizualizacja e-
W przypadku wizualizacji e- .
-Faktur certyfikatem wystawcy faktury (kod QR2).
- uregulowane w pkt 2.8. niniejszej procedury.
e) Przekazanie e-
Osoby odpowiedzialne za wystawianie e- - przekazania tych faktur odpowiednim osobom w jednostkach organizacyjnych do dalszej weryfikacji, opisania, - i jednostkach, tj
E- w danej jednostce.
wystawienia (e-
samym numerem.
UWAGA: e- zostaje automatycznie oznaczona unikalnym numerem
- p gospodarczej),
celów danej transakcji,
transakcji,
https://www.podatki.gov.pl/wykaz- podatnikow-vat-wyszukiwarka) podatników zwolnionych z VAT, -
ze Skarbnikiem oraz -mail: skarbnik@gorno.pl.
e-Faktury do osoby odpowiedzialnej za wystawienie e-Faktury dla potrzeb danej transakcji, która na tej - -Faktury nabywcy w sposób z nim uzgodniony poza KSeF (np. wizualizacja e-Faktury wraz z odpowiednim kodem QR).
niniejszej procedury.
(stosowanie e- JST wystawia e- JST ma
wymagana zgoda Konsumenta.
W takim przypadku osoba odpowiedzialna za wystawienie e-Faktury dokonuje jej wizualizacji w formie elektronicznej i umieszcza na niej kod QR1, a w przypadku e-Faktury wystawionej w jednym z trybów offline (patrz - - w przypadku e- numer e- -Faktury), -Faktury).
W przypadku e- -Faktury, JST powinna - tego numeru.
W przypadku e- numer e- -
-Faktury wystawionej
W przypadkach, gdy: 1)
2)
3)
4) ust. 1 ustawy o VAT), 5) - tj. Konsument), - e- dokonuje pracownik merytoryczny w formie zapisu w umowie
-Faktury poza KSeF osoba odpowiedzialna za wystawienie e-Faktury dokonuje jej wizualizacji w formie elektronicznej i umieszcza na niej kod QR1, a w przypadku e-Faktury wystawionej w jednym -
procedury) lub umieszcza na fakturze odpowiednie linki lub dostarcza linki odr -Faktury. -mail lub papierowej (zgodnie z ustaleniami z -Faktury z KSeF. Dane te w przypadku e- Fakt numer e- -Faktury), -Faktury).
W przypadku e-Faktury wystawionej na rzecz podmiotu, o którym mowa w niniejszym punkcie w okresie awarii
wystawienia e- -Faktury
W przypadku e- numer e- -
-
w terminie do 7 dni od dnia dokonania transakcji -Faktur w ramach JST lub jednostki wystawia e- -Faktur w JST.
niniejszej procedury, przez JST nabywcy uprawnienia do wystawiania w imieniu i na rzecz JST faktur ustrukturyzowanych w ramach procedury tzw. samofakturowania, e- -Faktur w swoim KSeF (jako sprzedawca -Faktur w innej formie
-Faktur, Skarbnik/Z-ca Wójta
W przypadku wystawiania e- -Faktury, tak by na e-
-
nabywcy w zakresie wystawiania e-Faktur w imieniu i na rzecz JST w ramach procedury samofakturowania, w tym
um
- -Faktury zaliczkowej z wykorzystaniem KSeF. Przy wystawianiu e- przedstawione w punktach 3.1. 3.8. niniejszej procedury. W przypadku gdy wystawiona e- -Faktur zaliczkowych, - numery tych faktur.
-Faktury i data samej - zarówno otrzymanie zaliczki, jak i dokonani
- - -Faktury rozlicz
Wystawionej przez JST skutecznie e- -Fakturze konieczne jest wystawienie e-
wystawianie e-Faktur w jednostce organizacyjnej, której e- po uprzedniej konsultacji z kierownikiem danej jednostki lub Skarbnikiem.
, o ile dla danej -Faktury w KSeF procedury.
W przypadku wystawienia e- z faktury korygowanej (zgodnie z regulacjami ustawy o VAT), w tym numeru KSeF faktury korygowanej, o ile taki .
E- - Faktury pierwotnej (korygowanej).
- - - -
-
KSeF.
UWAGA: W przypadku wystawiania e-Faktur w KSeF - - ieniem zasad potwierdzenia odbioru), zgodnie z przepisami ustawy o VAT, nie jest uznawana za e- -
Odrzucenie e- -
1) -Faktury, 2) - 3)
W sytuacji odrzucenia e- -
e- wygenerowanie dla e- potwierdzenia odbioru).
w rozdziale 5 niniejszej procedury
E-Faktury -Faktur w formie elektronicznej lub papierowej
zaewidencjonowana e-Faktura.
- -letni
z takich faktur (np. z uwagi na zawieszenie podatkowego).
- zapytania do pracownika ds. archiwizacji, na adres e-mail rada@gorno.pl -Fakturach
umieszczenia ww. danych na e- u
-Faktury w KSeF i zapewnienia
.
a) Dane JST Podmiot 2
- na e-Fakturach zakupowych jako dane nabywcy dane JST (pole Podmiot 2 schemy e-Faktury):
Gmina Górno
26-008 Górno NIP: 6572400548
b) Dane jednostki organizacyjnej Podmiot 3
-Fakturze zakupowej
wskazanie na e-Fakturze danych dedykowanych tym jednostkom w elemencie Podmiot3 schemy e-Faktury w
nazwa jednostki organizacyjnej, NIP jednostki organizacyjnej, - odbiorca
-Faktur
jednostek.
c) Podmiot 3
-
dokonuj -Fakturze danych dedykowanych tym jednostkom w elemencie Podmiot3 schemy e- Pracownika),
- pracownik lub
-Faktur
d) Wydatki pracownicze i inne podobne
ST, e-
ji nie ma zastosowania).
niniejszej procedury w zakresie danych wymaganych na e-Fakturach zakupowych JST (w tym umieszczenie na e-Fakturach NIP JST Podmiot 2 i ew. NIP odpowiedniej jednostki organizacyjnej ne w przypadku podmiotów
1) potwierdzenie transakcji albo 2) kopia (wizualizacja) e-
jszej procedury.
-Faktura do KSeF JST i na
-Faktury zakupowej w KSeF w terminie 45 dni od dnia dokonania transakcji, wówczas powinien a) Moment odbioru e-Faktury zakupowej
co do zasady momentem odbioru e-Faktury zakupowej przez JST jest moment przydzielenia jej numeru KSeF. Nie ma tu znaczenia, kiedy osoba uprawniona do odbioru e- - - -Faktur wystawianych w trybach awaryjny dat otrzymania w poszczególnych trybach).
b) Odbiór e-Faktur zakupowych
Uprawnienie do odbioru e-
e-Faktury zakupowe z KSeF (zgodnie ze swoi co najmniej jeden raz w -Faktur zakupowych
- -
finansowo- .
-Faktur zakupowych w KSeF danej jednostki organizacyjnej JST -Faktur zakupowych przypisanych do tej jednostki organizacyjnej dotyczy to e- Faktur ze wskazanym na nich NIP JST (Podmiot2) i dodatkowo NIP jednostki organizacyjnej (Podmiot3).
raty, samodzielne stanowisko), e- - dotyczy to e-Faktur ze wskazanym na nich
W przypadku e- jednostki organizacyjnej : pracownik sekretariatu -Kadrowego, -Faktur zakupowych JST.
c) Wizualizacja e-Faktur zakupowych
Po odebraniu e- -
Aplikacji Podatnika do formy papierowej lub elektronicznej (np. format pliku PDF) i w tej formie wykorzystywane
d) Przekazanie e-Faktur zakupowych do dalszych etapów procesu obiegu dokumentów Osoby odpowiedzialne za odbiór e-Faktur w odniesieniu do odbieranych przez nie e-Faktur, po ich wizualizacji, -Fakturom dalszego biegu w danej jednostce e-Faktur odpowiednim osobom w jednostkach organizacyjnych
zakupowych w JST i jednostkach, tj.: cyjna.
W przypadku, gdy odebrana e-Faktura nie zostanie przypisana do konkretnej jednostki organizacyjnej, z uwagi na brak danych jednostki na e- - -mail do kierowników
podmiotów odpowiedzialnych za dokonanie zakupu (wydatku). W przypadku, gdy w terminie 3 dni roboczych od
, - - - onych na JST.
- niniejszej procedury.
-Fakturze zakupowej osoba odpowiedzialna za odbiór e- Faktur w danej jednostce organizacyjnej powinna, po uprzedniej konsultacji z kierownikiem swojej jednostki organizacyjnej lub ze Skarbnikiem - - - ne niniejszego
nie wystawia - -
KSeF.
W przypadku zidentyfikowania -Faktur zakupowych w JST lub jednostce, e- - - cej e- konsultacji z kierownikiem jednostki, której taka e-Faktura dotyczy lub ze Skarbnikiem.
W przypadku, gdy sprzedawca nie wystawi e- Skarbnik wraz z , - sprzedawca wystawi e- KSeF, sprzedawca wystawi e- lub
a) E-
E- przed
- odpowiednio w kolejnym dniu roboczym po dacie wystawienia (offline24) lub kolejnym w dniu roboczym po
E- numeru KSeF.
b) Faktury wystawione podczas awarii KSeF
E-
-
JST poza KSeF.
c)
-
konsultacji z kierownikiem jednostki, której taka faktura dotyczy lub ze Skarbnikiem - - w tym celu
niniejszej procedury. W tym przypadk KSeF opisane w rozdziale 1 niniejszej procedury.
-Faktury do KSeF, Skarbnik wraz z pracownikiem merytorycznym, ewentualnego skorzystania przez JST z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury otrzymanej
odliczenia VAT na podstawie regulacji ustawy o VAT.
-Faktur zakupowych w KSeF danej jednostki organizacyjnej JST, wskazane w
jego odczytu (wizualizacji).
- -Faktury zgodnie z pkt 4.3. niniejszej procedury.
W przypadku, gdy do e- - -
w dedykowanych polach e-Faktury.
uryzowanej wystawionej w KSeF.
uryzowane
(w rozumieniu art. 2 pkt 19 ustawy o VAT), wystawienie faktury ustrukturyzowanej (e-Faktura VAT RR lub e-Faktura VAT RR korekta) z wykorzystaniem KSeF przez JST jest obligatoryjne w przypadku, gdy -Faktur VAT RR i e-Faktur VAT RR KOREKTA. -Faktur w przypadku awarii KSeF - w tych przypadkach faktur VAT RR and
z wykorzystaniem oprogramowania finansowo-
e-
-Faktur VAT RR lub e-Faktur VAT RR KOREKTA, Skarbnik -Faktur w imieniu JST zgodnie z pkt 2.4. wystawiania e-Faktur VAT RR i e- nia e-Faktur).
E- -
otrzymania KSeF.
E- -Faktury VAT RR korygowanej.
E- -Faktury osoba odpowiedzialna za jej wystawienie dokonuje jej wizualizacji w formie elektronicznej i umieszcza na niej kod -mail lub papierowej wraz z danymi -Faktury VAT RR, jak i VAT RR
numer faktury VAT RR lub faktury VAT RR korekta, -Faktury), -Faktury).
W przypadku braku uzyskania przez JST zgody na wystawienie e-
papierowej lub elektronicznej)
E- -Faktur w formie elektronicznej lub papierowej
-Faktura, w przypadku e-
- -letni podatkowego).
- zapytania do pracownika ds. archiwizacji, na adres e-mail rada@gorno.pl. Kierownik Referatu Organizacyjno-Kadrowego Kierownik /Kierownik /Kierownik administracyjno- administracyjno- administracyjno- gospodarczy/Intendentka gospodarczy/Intendentka gospodarczy/Intendentka _______________, dnia __________ 20__ r.
podpisany/podpisana w ramach transakcji zawieranej z Górno, której przedmiotem jest _________________________ transakcji, podstawy umownej), w charakterze podatnika VAT czynnego/zwolnionego
NIP) ______________________________________________________________________________________________ __*.
______________________________ _______________, dnia __________ 20__ r.
Górno JST _____________________________ Krajowego Systemu e-
Dane identyfikacyjne / dane adresowe Nabywcy (Podmiot2):
Nazwa pola w XML (faktura ustrukturyzowana) NIP 6572400548 Podmiot2 / Dane identyfikacyjne Nazwa Gmina Górno Kod kraju PL Podmiot2 / Dane adresowe Adres L1 ul. , 26-008 Górno JST Podmiot2 1
Dane identyfikacyjne / dane adresowe Odbiorcy, tj. jednostki organizacyjnej JST lub jednostki (Podmiot3):
Nazwa pola w XML (faktura ustrukturyzowana) NIP/ IDWew _______________________ Podmiot3 / Dane identyfikacyjne Nazwa _______________________ Rola Podmiot3 / Rola 8 (znacznik odbiorcy)
Wymagane pola fakultatywne:
Nazwa pola w XML (faktura ustrukturyzowana) _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________
______________________________ Podpis osoby uprawnionej _______________, dnia __________ 20__ r.
podpisany/podpisana * zakupu w imieniu i na rzecz Gminy Górno -
Przedmiot nabycia: _________________________________________________________________________,
Nazwa kontrahenta: _____________________________________________, NIP kontrahenta: ____________________________,
______________________________
wraz ze stanowiskiem DOKUMENT PODPISANY ELEKTRONICZNIE
Dane podpisywanego dokumentu Typ dokumentu Numer dokumentu 9/2026 Data dokumentu 2026-01-30 Organ Wójt Gminy Górno Przedmiot regulacji w sprawie opracowania procedury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla Gminy Górno Identyfikator dokumentu 268217F6-9BD3-412C-9EA7-6EDAD5D3C571
Informacje o podpisach elektronicznych Podpis: Sygnatura Signature-2105630009 Numer seryjny 14423E50336EDE397BACCDECE95B6B4D1E3DEFA8 Osoba Kraj PL Data podpisu 2026-01-30 08:18:01 Zakres podpisu Podpis dokumentu Wystawca certyfikatu VATPL-5260300517 COPE SZAFIR - Kwalifikowany Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. PL